Website voor uw tandartspraktijk laten maken: de praktische checklist

Overweegt u een nieuwe website voor uw tandartspraktijk te laten maken? Dan krijgt u al snel offertes, voorbeelden en vaktermen op uw bord. Dit artikel helpt u om die keuze praktisch te maken: wat patiënten op uw website zoeken, wat er minimaal op moet staan, welke fouten u vaak ziet en welke vragen u een webbouwer stelt voordat u tekent.

Waarvoor patiënten de website van uw praktijk gebruiken

De website van een tandartspraktijk is geen brochure. Bestaande patiënten zoeken vooral praktische informatie: openingstijden, het telefoonnummer, wat te doen bij spoed en hoe ze een afspraak verzetten. Nieuwe patiënten willen weten of u nog patiënten aanneemt, waar de praktijk zit, wie er werkt en wat een behandeling ongeveer inhoudt.

Een goede website beantwoordt die vragen zonder dat iemand hoeft te bellen. Dat scheelt uw assistentes tijd aan de telefoon en geeft een nieuwe patiënt vertrouwen voordat hij of zij de praktijk ooit heeft gezien.

Wat moet er minimaal op de website van een tandartspraktijk staan?

Inschrijven, of een duidelijke patiëntenstop

Neemt u nieuwe patiënten aan? Zet dat dan prominent op de homepage, met een eenvoudige manier om zich in te schrijven. Heeft u een patiëntenstop, meld dat dan net zo duidelijk, en vertel eventueel of er een wachtlijst is. Niets is frustrerender voor een patiënt dan een inschrijfformulier invullen en daarna te horen dat de praktijk vol zit.

Spoed, openingstijden en bereikbaarheid

Wat moet een patiënt doen bij acute pijn buiten openingstijden? Dit hoort op elke pagina binnen één klik te vinden te zijn, ook op mobiel. Vermeld daarnaast het adres, parkeren en openbaar vervoer, toegankelijkheid voor rolstoelen en kinderwagens, en de telefonische bereikbaarheid.

Behandelingen in begrijpelijke taal

Geef elke belangrijke behandeling een eigen pagina: controle en mondhygiëne, vullingen, kronen en bruggen, implantaten, wortelkanaalbehandelingen, bleken of orthodontie, afhankelijk van wat u aanbiedt. Leg uit wat de behandeling is, hoe een afspraak verloopt en wat de patiënt kan verwachten. Schrijf voor een leek en houd medische details zakelijk en feitelijk. Losse pagina’s per behandeling helpen bovendien om gevonden te worden op zoekopdrachten als “implantaat tandarts” in uw regio.

Het team, met foto’s en registraties

Patiënten kiezen voor mensen. Laat uw tandartsen, mondhygiënisten en assistentes zien met echte foto’s, hun rol en eventuele specialisaties. Vermeld bij tandartsen en andere BIG-geregistreerde zorgverleners hun registratie; patiënten kunnen die zelf nakijken in het BIG-register. Stockfoto’s van lachende modellen wekken juist minder vertrouwen dan een gewone teamfoto in uw eigen praktijk.

Kosten en vergoedingen

Vragen over kosten zijn een van de meest voorkomende redenen om te bellen. In de mondzorg stelt de Nederlandse Zorgautoriteit de prestaties en tarieven vast; kijk voor de actuele regels op de NZa-pagina over mondzorg. Op uw website kunt u in gewone taal uitleggen hoe de kosten zijn opgebouwd, wanneer u vooraf een begroting maakt en waar patiënten moeten kijken wat hun zorgverzekering vergoedt.

Een makkelijke volgende stap

Of dat nu online een afspraak aanvragen is, een inschrijfformulier of gewoon een tikbaar telefoonnummer: maak op elke pagina duidelijk wat de volgende stap is. Gebruikt u al een praktijkmanagementsysteem met online agenda? Vraag dan na of uw webbouwer die kan koppelen, in plaats van een los formulier te bouwen dat uw team handmatig moet overnemen.

Veelgemaakte fouten bij websites van tandartspraktijken

• Ontworpen voor desktop, gebruikt op mobiel. Veel patiënten zoeken uw praktijk op hun telefoon. Test de site daarom vooral op een smartphone: is het telefoonnummer tikbaar en is de spoedinformatie direct te vinden?
• Verouderde informatie. Oude openingstijden, vertrokken collega’s of een patiëntenstop die al lang is opgeheven. Spreek af wie de inhoud bijhoudt en hoe makkelijk dat is.
• Alles op één pagina. Eén lange pagina met “onze behandelingen” is lastig te lezen en slecht vindbaar in Google.
• Vakjargon. “Endodontische behandeling” zegt een patiënt minder dan “wortelkanaalbehandeling”.
• Een trage website. Grote, ongecomprimeerde foto’s en zware plugins maken de site traag, vooral op mobiel internet.
• Geen eigenaarschap. De domeinnaam of hosting staat op naam van de vorige webbouwer, waardoor overstappen lastig wordt.

Privacy, reclame en regels: weet dat ze bestaan

Een website van een zorgpraktijk raakt aan regels die voor een gewone bedrijfswebsite minder spelen. Dit artikel is geen juridisch advies, maar het is goed om te weten dat ze bestaan en ze vroeg met uw webbouwer te bespreken:

• Privacy (AVG). Formulieren waarin patiënten klachten of medische informatie kunnen invullen, verwerken mogelijk gezondheidsgegevens. Daarvoor gelden strengere regels. De Autoriteit Persoonsgegevens legt uit wat de AVG voor zorgverleners betekent. Vraag ook na welke cookies en analysetools de site gebruikt.
• Reclame en claims. Voor reclame gelden algemene regels, en voor zorg en esthetische behandelingen kunnen aanvullende afspraken gelden. Wees terughoudend met beloftes over resultaten en voor-en-nafoto’s, en raadpleeg bij twijfel de Stichting Reclame Code of uw beroepsvereniging.
• Tarieven. Zie hierboven: de actuele regels voor mondzorgtarieven vindt u bij de NZa.

Vragen om een webbouwer te stellen vóór u tekent

1. Welke pagina’s zijn in de prijs inbegrepen, en wat kost een extra pagina of taal?
2. Wie schrijft de teksten, en wie levert foto’s aan?
3. Kunt u ons bestaande afspraak- of inschrijfsysteem koppelen, en wat zijn de beperkingen?
4. Staan domeinnaam, hosting en de website zelf op naam van de praktijk?
5. Hoe passen wij zelf openingstijden, teamleden of een patiëntenstop aan?
6. Hoe gaat u om met formulieren en privacy, en welke tracking komt op de site?
7. Wat gebeurt er na de lancering: onderhoud, updates en back-ups, en wat kost dat per maand?
8. Kunnen we werkende voorbeelden bekijken, en kunnen we u rechtstreeks spreken tijdens het project?

Checklist voor uw nieuwe praktijkwebsite

• Inschrijven of patiëntenstop staat duidelijk op de homepage
• Spoedinformatie is vanaf elke pagina binnen één klik te vinden
• Openingstijden, adres en bereikbaarheid kloppen en zijn makkelijk aan te passen
• Elke belangrijke behandeling heeft een eigen, begrijpelijke pagina
• Het team staat erop met echte foto’s, rollen en registraties
• Kosten en vergoedingen zijn helder uitgelegd, met verwijzing naar officiële bronnen
• Afspraak aanvragen of bellen kan op mobiel met één tik
• Formulieren en cookies zijn met het oog op de AVG ingericht
• De site laadt snel op een smartphone
• Domein en hosting staan op naam van de praktijk